IT-guide för ledare - Sjöscoutkåren Sankt Göran

Allmänt

Det finns fem huvudsystem:

1. Scoutnet – startpunkten för det mesta. Det är vårt medlemsregister som driftas av Scouterna. Där skall alla scouter, ledare och funktionärer skall finnas med som medlemmar i kåren. Alla, inklusive vanliga scouter/föräldrar, kan och bör hålla sina uppgifter uppdaterade på Scoutnet. Det kan dock vara lite knepigt att komma igång som beskrivs på Ändra uppgifter i Scoutnet.

2. Google-tjänster för email, drive, chat, kalender. Detta utgår från konton hos Google med vår domän stgscout.se. Alla medlemmar som registrerats med en roll i kåren får automatiskt ett konto i vår domän. Detta konto heter typiskt förnamn.efternamn@stgscout.se, och har ett annat passord än i Scoutnet. Emaillistor och rättigheter justeras automatiskt men det är då viktigt att funktionärerna har sin stgscout.se-email-adress som primär emailadress i Scoutnet så att det är den som kommer med i emaillistor.

3. Närvarosystemet stg-skojjt, som vi kör på en egen server. Adressen är https://stg-skojjt.appspot.com. Denna tjänst körs i Google App Engine och man loggar in med sitt stgscout.se-konto.

4. Hemsidan https://stg.scout.se som driftas av Scouterna.

5. Facebook-sidor på kårnivå, för ledare, för båtgruppen och för varje avdelning. Det här sköts helt vid sidan om de andra systemen.

6. Sen har varje avdelning ofta en chat-kanal. Vi har inte lyckats enas om ett system. SMS-grupp/Supertext är en variant som inte kräver att alla har en app, utan även funkar via SMS. WhatsApp en annan. Google Chat har fördelen att alla ledare och funktionärer redan har stgscout.se konton, så man kan lätt göra grupper för att diskutera saker inom kåren. Finns som app, men också på webben under https://chat.google.com

Trygga Möten och ScoutID

För att kunna gå kursen Trygga Möten och andra online-kurser behöver man logga in med något som heter ScoutID. Det är samma inloggningssystem som man använder
i vårt medlemsregister Scoutnet.

För att få ett lösenord till Scoutnet, går man till https://scoutnet.se/ och matar in den adress som är ens primäradress i Scoutnet, alltså sin stgscout.se-adress och trycka på knappen “Beställ lösenord”.

Sätta upp mail/drive för nya ledare/funktionärer

Varje person med en funktion i kåren får automatiskt ett konto som ska användas för Scoutmail och att dela filer. Det är ett Google konto och emailadressen är fornamn.efternamn@stgscout.se. För att kunna läsa sin mail behöver man sätta upp ett nytt mailkonto på sin telefon, platta, dator. Det gör man genom att lägga till ett nytt Google/Gmail-konto och stoppa in sitt lösenord som man fått till sin vanliga mailadress. Det nya lösenordet är tidsbegränsat så det kan ha gått ut, men det ska gåt att återställa genom att säga att man glömt lösenordet och då får man ett nytt till sin mobiltelefon/andra email-adress (om dessa är inlagda i systemet).

Det går att googla på att lägga till Gmail-konton för att hitta hur man skall göra på iPhone och Android och då hittar man länkar som:

När man är igång, kan man sen hitta kårens filer och avdelningens filer på https://drive.google.com och sen titta på Delade enheter.
Det finns typiskt också Google Drive appar man kan använda. Det är viktigt att använda rätt Google-konto om man har flera.

Det finns även kalendrar på https://calendar.google.com där man kan se om båtarna är bokade och boka dessa om man är med i båtgruppen.

Email-listor

Varje avdelning har ett gäng automatiska email-listor som heter saker som
flocken-ledare@stgcout.se, flocken-foraldrar@stgscout.se, flocken@stgscout.se där den sista går till både ledare och scouter.

För äldre scouter finns också listor som svardet-scouter@stgscout.se som går direkt till scouterna (om deras egen email-adress är inlagd som primär i Scoutnet).

Hur man sätter upp konto för nya ledare och funktionärer i Google-systemet

Första steget är att en person med rollen medlemsregistrerare ledare lägger till dem med rollen ledare eller assisterande ledare på en avdelning.
Varje natt körs ett script och nya ledare/funktionärer får automatiskt ett stgscout.se-konto.
Sen behöver admin skicka lösenord till dem och ändra i Scoutnet så att deras tidigare email-adress blir alternativ och deras nya stgscout.se-adress blir primär.