Synkning mellan Scoutnet och Google G-Suite

All avdelningsemail skickas via automatiska listor som uppdateras från Scoutnets information.

För spårare, upptäckare och äventyrare och utmanare finns listorna:

• avd@stgscout.se
• avd-foraldrar@stgscout.se
• avd-ledare@stgscout.se

För Drakdräparna finns dessutom listan

• drakdraparna-scouter@stgscout.se

som bara går till primäradressen i Scoutnet.

För Rover finns listorna

• rover@stgscout.se
• rover-ledare@stgscout.se

Om någon skulle behöva komma åt de gamla listorna heter de nu

Vi har som mål att all mail till ledare och funktionärer skall gå till derast stgscout.se
mailkonton, så att det går att radera dessa när ledarna/funktionärerna slutar.
Det är därför viktigt att ledare och funktionärer är registrerade med sin stgscout.se-adresss som primäradress i Scoutnet. Sen bör det alltid finnas en backup-adress i posten
alternativ email-adress. Om någon har problem, kontakta admin@stgscout.se.

Adresser i Scoutnet

Varje medlem kan ändra sin egen adress och andra uppgifter som adress  i Scoutnet, men kan behöva lite hjälp att logga in. Se Ändra uppgifter i Scoutnet.

Bakgrund och hur det går till

1. Skapa grupper i Scoutnet genom att göra maillistor
   1. För avdelningar görs detta när man gått in på en avdelning.
   2. Vi har typiskt 3 listor per avdelning.
      1. Den första går till alla foraldrar i avdelningen, t.ex. stimmet-foraldrar@stgscout.se. Skickas till primäradressen + 2 närmast anhöriga, så stimmet-scouter är kanske ett bättre namn
      2. Den andra går till de personer som har ledarroller i avdelningen, och är kopplad till stimmet-ledare@stgscout.se. Den skickas bara till primäradressen, som för en ledare borde vara stgscout.se-adressen
      3. Den tredje är en sammanslagning av de två, stimmet@stgscout.se som skickar till båda listorna. En fördel med detta är att man för de som är ledare, och inte föräldrar, så skickas mailen bara till primäradressen.
         Den tredje listan syns inte i Scoutnet utan är en ren Google-lista.
   3. För att kunna exportera dessa listor till G-suite måste man veta deras id, och eventuellt id på några regler också. Dessa listas på Scoutnet -> Webkoppling -> API. Dessa listor ska sen kopplas mot G-suite
2. Konfigurera Script på Google-sidan så att de matchar Scoutnet.
   1. Det finns två olika script. Ett för att synka maillistor och ett för att skapa och synka användarkonton för ledare och funktionärer
   2. För emaillistor sker synkningen via ett Google doc, vars URL står i konfigfilen nämnd här ovan.
   3. För användare har vi delat upp beroende på roller man har i Scoutnet, som ledare, avdelning etc Det är dock inte speciellt viktigt. Mappningen görs i alla fall genom att redigera ett script Konfiguration.gs med regler som matchar maillisstorna på Scoutnet. Notera att om man skapar en ny ledare i Scoutnet kommer det att automatiskt skapas ett nytt konto med email förnamn.efternamn@stgscout.se för ledaren/funktionären om hen har har någon roll. För dubbelt efternamn är det bäst att
      binda ihop med ett – för att undvika en punkt i emailadressen. Detta konto behöver man sedan som admin fixa ett lösenord för som skickas till användaren.
3. För tillfället körs scripten automatiskt kl 4-5 varje natt. Det går också att köra manuellt.

Att göra:

Skriv till admin och tala om att nya användare lagts till eftersom det behövs ett manuellt
steg för att få ut email med lösenord till den alternativa email-adressen.