Uppdaterad 2016-02-27

Allmänt

Struktur

Kåren har en styrelse som väljs en gång per år på en kårstämma. Dessutom finns ett antal fogdar som har hand om vissa områden som båtfogden (båtarna), gårdsfogden (villan) och materielfogden (materielet).
Själva scoutverksamheten bedrivs hos avdelningarna som leds av ledare (med avdelningsledaren som koordingerande) och scouterna själva uppdelade på ett antal patruller.
Alla medlemmar och ledare skall vara medlemmar i kåren. Innan man börjar skall man vara med i medlemsregistret. Alla ledare skall också vara medlemmar.

Roller i kårstyrelsen

• Se vår hemsida: /kontakt/styrelsen/

Medlemskap i kåren

Medlemskap i kåren är bl.a. viktigt för att försäkringar skall gälla, för att vi skall kunna söka bidrag för verksamheten, samt kunna delta i tävlingar.
Vem som är medlem framgår av medlemsregistret. Det är viktigt att avanmälan när man slutar så att man kan tas bort.

• Initial registrering sker av köansvarig (Åke Hansson HT 2015) och skall ske innan en scout börjar.
• Varje avdelning behöver ha en ansvarig för att uppdatera medlemsregistret för avdelningen, se avsnittet om Medlemsregistret.
• Terminsavgiften är för tillfället, HT 2015, 600kr för första scouten och 550kr för yngre scouter i familjen.

Rekrytering

Det är viktigt att värva nya ledare och administratörer till kåren för att inte några få skall få dra ett alltför tungt lass.
Ett lämpligt tillfälle att suga in föräldrar är samtidigt med att deras barn börjar (som spårare). Äldre scouter (utmanare, men även äventyrare) uppmanas att vara assistenter på avdelningar.

Scoutskjortor och märken

Information om scoutskjorta och annan scoutdräkt finns på en separat sida. Notera att förbundsmärket utgått.

En påse med alla grundmärken kan man köpa av kåren för 30kr.

Kårens halsduk får man när man blivit medlem och betalt sin medlemsavgift. Extra halsdukar kan köpas för 80:-/styck (70kr 2015).

Övriga märken bör delas ut i samband med att man gjort sig förtjänt av dem.

Deltagandemärken delas ut på avslutningen för en termin för spårare och upptäckare.

Intressemärken brukar spårare och upptäckare ta. Det finns riktlinjer i de nya programmen som arbetats fram för spårare och upptäckare (kolla med Janna/programgruppen).

Bevismärken: Knivbevis kan man endast få som förstaårsupptäckare eller senare. För Yx&såg-bevis gäller att man skall vara andraårsupptäckare. Både märkena kan bara tas på en hajk eller läger och inte på ett vanligt möte. För dessa märken gäller att man visat att man kan hantera verktygen på ett säkert sätt samt vet hur man vårdar dem.
Simmärket får man när man visat att man kan simma 200m på ett möte.

Skepparemärken: Fås när man gjort teoretiskt och praktiskt prov och blivit godkänd, se sidan om säkerhetsbestämmelser.

Lägermärken är en trevlig sak att ordna inför ett läger. Det kan vara något annat än ett märke, t.ex. en kula i snöre. Dessa skall vara klara att delas ut på lägret och inte senare.

Närvaro

Vid varje möte skall närvaron noteras. Denna används sedan för att söka aktivitetsbidrag från kommunen.

• Närvaron skall, från 2013, fyllas i på nätet, men på varje möte kan man använda ett papper eller Excelark. Detta är framförallt bra i början av kalenderåret.
• Mer info om hur man gör finns på rapportera-narvaro-pa-webben ‎
• Spårarna och Upptäckarna brukar dela ut pris för bästa närvaro vid terminsavslutningen.

Terminsplanering

Det är viktigt att planera framförallt övernattningar i god tid, så att det inte uppstår krockar så att två avdelningar räknar med att ha Trangiaköken samtidigt.
Vill man ha en övernattning i villan är det speciellt viktigt att vara ute i god tid för att komma med i villakalendern (innan terminen startar) eftersom den även används för caféer och uthyres till annan scoutverksamhet.

Caféverksamhet

Caféverksamheten organiseras av en kafégrupp med en representant för varje avdelning som vill vara med.. För gemensamt materiel skall 5% av vinsten från ett café skicka till henne.

Kurser och utbildningar

Kåren är positiv till att ledare och intresserade föräldrar, samt äldre scouter går kurser, och betalar normalt dessa, delvis med hjälp av ledarutbildningsbidrag. Detta gäller också kurser i sång, hantverk etc. Dyrare kurser, som t.ex. Gilwell, måste godkännas av kårstyrelsen innan anmälan.

En obligatorisk kurs för alla ledare är Trygga Möten.

Den grundläggande utbildningen Leda Scouting borde också alla ledare gå. För scouternas utbildningsprogram, se Ledarskapsön hos Scouternas Folkhögskola.
Bland ledarskapskurser finns SjöLU som är speciellt för sjöscouter.

Rapporter

1) Eftersom det inte finns representanter för varje avdelning i styrelsen, behöver avdelningsledarna skicka en kort statusrapport inför varje kårstyrelsemöte.
Formuläret för detta finns här.

Ekonomi

Avdelningsekonomi

Varje avdelning förväntas ha ett eget konto för att hantera ekonomin i samband med övernattningar, läger och avdelningsresor. Då företagskonton är dyra och kräver administration, är privata konton den rekommenderade metoden. Tidigare har det generellt inte funnit någon transparens hur pengarna används, och vad som händer med dem vid scoutårets slut. Detta är dock önskvärt för både föräldrar och kår. Styrelsen beslutade därför om nya riktlinjer i Oktober 2015:

• kassören skall få kännedom om konto och kontoadministratör på varje avdelning. Till detta konto kan avdelningen få in en terminspott på 800:-
• Inför varje aktivitet, men i synnerhet för längre resor skall det finnas en budget som meddelas kassören (hen kan bidra med budgetmall)
• avdelningar skall inför scoutårets slut (sommaravslutningen) eller efter ev. sista aktivitet som sker under sommaren/början av hösten lämna en kortfattad sammanfattning om intäkter och utgifter och överskott skall överföras till kårens kassa (kontot töms)
• Generellt skall aktiviteter vara självfinansierande, men vid underskott eller särskilda själ kan förfrågan göras till styrelsen om att få stöd. Under scoutåret kan överskott från en tidigare aktivitet ligga kvar på avdelningens konto och använda senare.

Pengarna skall täcka intressemärken, och speciellt förbrukningsmaterial för mötena som ingredienser till matlagning. Ev. transport kan också bekostas på detta sätt.
Inträde till simhall tas normalt ut genom en extra avgift, men räcker terminspengarna till detta, kan man använda dem för det.
Vill en avdelning ha egna pennor, tändstickor etc, får den gärna köpa det också.

För övernattningar, se nedan.

Utlägg

För att få ersättning för utlägg, fyll i en utläggsblankett med era utgifter och uppgifter (finns på hemsidan och i Dropbox).
Bifoga kvitton i möjligaste mån. Milersättning för bil är 20kr/mil eller 25kr/mil om man dragit släp (2015).

Kommunikation

Vi kommunicerar till stor del elektroniskt med hjälp av mail, vår hemsida och Facebook. För att dela dokument, använder vi också DropBox (mappen St Göran).

Mail

Varje avdelning kan ha en eller flera maillistor på domänen stgscout.se. Dessa adminstreras via ett gemensamt konto hos Loopia. Det går också att ha maillistor via Scoutnet. Dessa har dock jobbiga namn, så vidarekoppling via Loopia rekommenderas.

De flesta ledare och fogdar har också ett mail-alias. De skall generellt vara av modellen: förnamn.efternamn@stgscout.se

Om inte er avdelning har access till Loopia, kontakta Torbjörn. Vår hemsida

Hemsida

Vår hemsida finns på http://www.stgscout.se. Där bör man lägga in terminsprogram och se till att kontaktuppgifter etc är korrekt för avdelningen. Vår hemsida körs under WordPress hos Scouterna. Varje avdelning kan få en person som lägger upp information  på hemsidan, det är inte så svårt. Kontakta webbansvarig inom kåren.

Facebook

Varje avdelning har en sluten grupp på Facebook. Där är tanken att föräldrar skall kunna se vad deras barn håller på med

Det finns också en grupp för kåren och en för ledarna. Alla Facebook-grupper är slutna.

Dropbox

Kåren delar dokument genom två delade Dropbox-mappar: “St Göran” och “St Göran KS”, där den sistnämnda är för kårstyrelsen. Vem som helst som har access kan lägga till fler personer.

Blandad info

Scoutstugor

Det finns en massa scoutstugor att hyra i Stockholmsområdet för hajker och övernattningar. Gå till http://www.ssf.scout.se/stockholm/service/scoutstugor/ eller sök på scoutstugor, stockholm. Varje avdelning hanterar detta själv, eller tillsammans om det är en gemensam aktivitet mellan avdelningar.

Materiel och material

Kåren förfogar över en massa gemensamt materiel som tält, trangiakök, eldningsplåtar etc.
Då behov uppstår, bör Materielfogden införskaffa nytt materiel. Där ingår även förbrukningsmaterial som
bensin, T-sprit, Sisal, tändstickor, värmeljus, och annat som förvararas på en gemensam plats. Andra än Materielfogden kan också köpa in sådant materiel, och får då ersättning av kassören efter redovisning av utlägg.

Övernattningar & Läger

Övernattningar/hajker skall normalt finansieras genom en avgift för deltagande scouter.
Praxis är att ledare och medföljande föräldrar betalar halva avgiften. Överskott/underskott för avdelningsorganiserade
aktiviteter regleras med avdelningskassan, medan kåraktiviteter regleras med kårkassan.

• Övernattningar i villan skall bokas i god tid (höst resp. vårterminen)
• Lägerbidrag skall sökas efter en övernattning, se bidrag.

Bidrag

3 regelbundna bidrag påverkar avdelningen: Aktivitetsbidrag som grundas på närvaron, Lägerbidrag som grundas på övernattningar/läger och Lokalavdelingsbidrag som grundar sig på att varje patrull är en egen demokratisk grupp som har årsmöte.

• För aktivitetsbidrag behövs insamlad närvaro. Dessa uppgifter skall från 2013 in i ett Webbystem.
• För lägerbidrag behövs namn, födelseår och postnummer för varje barn, samt ett program. Denna ansökan skall sedan skrivas under av en firmatecknare, som skickar in ansökan. Blankett finns här .
• För lokalavdelningsbidrag behöver alla scouter i avdelningen vara registrerade i Scoutnet, och indelade i korrekta patruller (minst 5 i varje). Varje patrull skall sen ha ett protokollfört årsmöte i början av vårterminen och spara protokoll och annat till bidragsansvarig.
• För utbildningsbidrag krävs att man fyller i ett formulär samt bifogar program. Genom detta har vi möjlighet att finansiera utbildningar för våra ledare.

Medlemsregistret

Scoutnet är ett medlemsregister för alla kårer som hanteras av vår riksorganisation Scouterna.

• För att logga in i scoutnet använder man antingen sin emailadress som användarnamn, eller sitt medlemsnummer. Har man barn registrerade på samma emailadress måste man använda medlemsnumret (fråga någon med access till registret om hjälp).
• Varje avdelning skall ha en ansvarig som ser till att denna avdelnings medlemmar kommer med i registret, samt tas bort eller överförs vid terminens slut, eller om de slutar.
• Denna person behöver ha behörighet “Medlemsregistrerare”. Samordnare för detta är just nu () Torbjörn Einarsson.
• Alla scouter skall föras in snarast. Man behöver personnummer för att få in en scout i registret. Terminsavgiften för vanliga scouter skall vara A (600kr) eller B (550kr) för ett yngre syskon). Ledare betalar avgift C (128kr). Detta är avgifterna 2015 och 2016.
• Alla scouter skall också tillhöra en patrull, och detta skall in i medlemsregistret under höstterminen (gärna under vårterminen också). I varje patrull skall det finnas 5 betalande medlemmar för att vi skall kunna söka “Lokalavdelningsbidrag” efter årsskiftet.
• När någon registrerats som medlem, skickas ett mail till emailadressen som angetts. Medlemmen kan sen gå in själv och hålla sina uppgifter aktuella (brukar dock inte hända).