Mail, fildelning och kalendrar via Google

Intro

Kåren använder ”Google G-Suite för Non-profit Organizations”, för att försöka få en bra och kontrollerad miljö där vi följer GDPR och inte sprider personuppgifter mer än nödvändigt. I praktiken innebär detta att alla ledare har ett Google-konto med användarnamn  fornamn.efternamn@stgscout.se som används till mail, fildelning, kalender och annat.
Notera, om ni har annat google-konto är det viktigt att hålla reda på vilket som används. Man kan på telefonen lägga till flera konton i mail-klienten, i google-drive etc. Motsvarande kan göras i din Webbläsare (Google Chrome funkar oftast bäst med Google appar, men andra skall funka också).

Mail

Alla ledare har ett eget gmail-konto: fornamn.efternamn@stgscout.se
för att scoutmail skall separeras från jobb/privat-mail.
Detta är ett nytt konto, så ni behöver lägga till ett extra konto i ert mail-program (välj Google eller Gmail-konto). Ni får då en andra brevlåda bredvid er vanliga.

Appar och webbsidor:

Telefonens inbyggda mail-klient
Gmail-klient

Maillistor

Alla våra maillistor ligger också under Google.
Via webbsidan https://groups.google.com kan man se vilka man är med i och om man har rättigheter finns en knapp ”Hantera” som man kan trycka på för att redigera en lista.
I våra ledarlistor kan man bara lägga till stgscout.se-adresser, men i andra listor kan man även lägga till vanliga adresser (om listan är rätt inställd). Vill man att namn skall dyka upp lägger man till en person genom att skriva ”Förnamn Efternamn” <name@domain> istället för bara email-adressen name@domain

Fildelning genom Google Drive

Vi går över från DropBox till Google Drive så att vi kan hålla koll på vem som delar vad. Notera att ni bara har access med ert ”stgscout.se”-konto, och att det kommer ett meddelande till ägare av gruppen om ni försöker använda ett annat konto. Lägg till och välj därför rätt konto i er webbläsare eller app.
Det finns olika Team Drives.
  • Hela Kåren
  • Ekonomi
  • Hälsokort avdelning
Ni ser bara dem som ni har rättighet till. Hälskort Avdelning är för känslig information med personuppgifter och bara avdelningsledare + ordförande har access.

Appar och Websidor

Telefon: Google Drive App
Dator: Google Drive direkt-synk på datorn: https://www.google.com/drive/download/ (gör att filerna dyker upp som vanliga filer när man är uppkopplad)
Om man vill hantera Excel-filer direkt i Excel är Dator med ”direkt-synk” den rekommenderade metoden
Notera att stgscout.se-kontot måste användas. Om ni redan har ett annat Google-konto (typ gmail) måste stgscout.se kontot läggas till och väljas.

Kalender

Kalender är för bokning av resurser. Vi har:
  • Kårkalender för datum som avslutning, båtupptagning etc
  • villakalender (bottenvåning, övervåning)
  • Båtkalendrar för olika båttyper
För att få se kalendrarna behöver ni gå in på webbsidan https://calendar.google.com och lägga till kalendrar.
Om ni är inne med stgscout.se-adressen skall det finns en knapp ”Lägg till kollegas kalender” som kan användas för detta. Där skall man sen trycka på knappen ”Bläddra i Resurser” och lägga till det man vill se.

Appar:

Google har en egen kalender-app. Där kan man dock inte lägga till nya kalendrar (åtminstone inte på iPhone)

Support

Vi har några adminstratörer inom kåren som kan hjälpa till. Det är f.n. (2018-09-04):

magnus.nilsson

philip.beckman

torbjorn.einarsson

Alla med stgscout.se-adresser.

Återställning av konto

Om ni inte kommer in på ert konto, kan lösenordet behöva återställas. Det kan fixas av någon med administratör

Ni får då ett nytt lösenord till en annan email-adress.

Appar och access

Om ni har problem som ni inte kan lösa, så kontakta någon av administratörerna för ett fysiskt möte där vi hjälps åt att fixa problemet.